Il t’est déjà arrivé de modifier un fichier et de te rendre compte que tu avais fait une erreur en l’enregistrant ? C’est un scénario assez courant : tu changes quelque chose dans un fichier Word, Excel ou PowerPoint, tu l’enregistres automatiquement, et ensuite, catastrophe ! Tu réalises que tu as fait une erreur. Mais pas de panique, je vais te montrer une fonctionnalité incroyable appelée versioning disponible dans Microsoft 365, qui va te sauver des heures de travail.
Qu’est-ce que le versioning dans Microsoft 365 ?
Le versioning, c’est la possibilité de retrouver des versions antérieures de tes fichiers. Autrement dit, si tu modifies un document Word, Excel ou PowerPoint, tu peux revenir en arrière et restaurer une version précédente. Pour que cela fonctionne, il faut respecter deux conditions :
- Avoir une licence Microsoft 365, qui te donne accès aux outils collaboratifs en ligne.
- Stocker tes fichiers sur OneDrive ou SharePoint. C’est essentiel car c’est dans ces environnements que Microsoft garde un historique des versions.
Une fois que ces prérequis sont en place, restaurer une ancienne version devient un jeu d’enfant, et je vais te montrer comment ça marche.
Étape 1 : Ouvrir ton fichier dans Word, Excel ou PowerPoint
Commençons avec un exemple simple sur Microsoft Word. Imagine que tu es en train de travailler sur un fichier important, disons, un document sur « La médecine en France ». Tout se passe bien jusqu’à ce que, par mégarde, tu supprimes un paragraphe clé. Sans t’en rendre compte, tu réécris une nouvelle version du texte, puis tu enregistres et tu fermes ton document.
Ensuite, tu te rends compte de ton erreur en rouvrant le fichier. Le paragraphe supprimé a disparu, et tu es persuadé d’avoir perdu ton travail. Heureusement, c’est là que le versioning entre en jeu.
Étape 2 : Accéder à l’historique des versions
Une fois ton fichier ouvert, si tu as activé l’enregistrement automatique (comme c’est le cas avec les fichiers sur OneDrive ou SharePoint), tu as accès à l’option « Historique des versions ». Pour y accéder :
- Clique sur l’icône de sauvegarde automatique en haut de la fenêtre de Word.
- Une fois cette option ouverte, tu verras plusieurs versions enregistrées de ton fichier, avec les dates et les noms des personnes qui ont modifié le document.
Étape 3 : Restaurer une ancienne version
Pour restaurer ton fichier à une version antérieure, il te suffit de cliquer sur la version qui t’intéresse. Par exemple, tu verras qu’il y a une version enregistrée avant ta suppression accidentelle. Clique sur cette version, et une fenêtre avec l’ancienne version de ton fichier s’affiche. Si tu es satisfait de ce que tu vois, tu cliques sur « Restaurer ». En un instant, ton paragraphe perdu réapparaît comme par magie.
Cette fonctionnalité est d’une simplicité redoutable et te permet de corriger tes erreurs sans stress. Non seulement tu peux restaurer une version antérieure, mais tu peux aussi comparer les différentes versions pour vérifier ce qui a été modifié entre-temps.
Étape 4 : Fonctionne également avec Excel et PowerPoint
Le versioning n’est pas limité à Word. Il est tout aussi efficace avec Excel et PowerPoint. Prenons l’exemple d’un tableau Excel où tu tiens un inventaire ou une liste d’épisodes YouTube (dans mon cas, c’est exactement ce que je fais !). Si tu modifies ou supprimes accidentellement des données importantes, pas de panique.
Comme pour Word, tu peux accéder à l’historique des versions via OneDrive ou SharePoint. Tu verras toutes les versions précédentes de ton fichier Excel. C’est particulièrement utile si plusieurs personnes travaillent sur le même fichier, car tu peux voir qui a apporté quelles modifications.
Étape 5 : Plus besoin de craindre les erreurs
Grâce à cette fonctionnalité, tu peux travailler avec l’esprit tranquille, sachant que tu peux restaurer tes fichiers en cas d’erreur. Finies les heures perdues à essayer de reconstituer des données supprimées ou à refaire des mises en forme ! Tu peux facilement revenir en arrière et continuer à travailler sans stress.
Cela t’évitera des crises de panique lorsque tu réaliseras que tu as fait une bêtise dans un document important. Et croyez-moi, nous avons tous été là !
Conclusion
Le versioning dans Microsoft 365 est un véritable atout pour quiconque travaille régulièrement avec Word, Excel, ou PowerPoint. En utilisant cette fonctionnalité, tu n’auras plus jamais à te soucier des erreurs accidentelles ou des modifications malheureuses dans tes fichiers. Il te suffit de sauvegarder tes documents sur OneDrive ou SharePoint et de profiter de la tranquillité d’esprit que procure l’historique des versions.
Alors, n’attends plus pour utiliser cette option si tu as une licence Microsoft 365. Elle te fera gagner un temps précieux et te protégera des erreurs imprévues.
Retrouvez en détails comment faire ici et retrouvez tous mes autres tutos par là.
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