đ Application de Gestion des Documents SharePoint - Centralisation et Automatisation
đ Le Contexte et le Besoin
Les entreprises manipulent un volume important de documents Ă stocker, partager et valider. Sans outil centralisĂ©, ces fichiers deviennent difficiles Ă gĂ©rer : perte dâinformations, erreurs humaines et processus longs et inefficaces.
đĄ La solution : une application Power Apps intĂ©grĂ©e Ă SharePoint et Power Automate, permettant de :
â CrĂ©er et organiser automatiquement les documents avec des mĂ©tadonnĂ©es prĂ©cises
â Automatiser le circuit de validation avec des notifications par Teams et Email
â Suivre lâĂ©volution des statuts et historiser les dĂ©cisions
â Archiver les documents de maniĂšre sĂ©curisĂ©e
Grùce à cette solution, les entreprises optimisent leur gestion documentaire tout en réduisant les erreurs et les délais de traitement.
đ DĂ©tails Techniques de lâApplication
đŸ Base de DonnĂ©es & Stockage
- BibliothÚques SharePoint dédiées pour structurer et stocker les documents
- Gestion avancée des métadonnées pour faciliter les recherches
- Lien sécurisé permettant de modifier les documents directement dans SharePoint
đ„ Nombre dâUtilisateurs et RĂŽles DĂ©finis
- 10 utilisateurs actifs répartis dans plusieurs départements
- 3 rĂŽles principaux :
- Valideurs : Examinent et approuvent les documents
- Membres : Ajoutent et gĂšrent les documents
- Viewers : Consultent les fichiers sans modification
đ Gestion des permissions et accĂšs sĂ©curisĂ©s pour garantir un usage optimal.
đ Automatisation des Processus avec Power Automate
Lâapplication intĂšgre 7 flux automatisĂ©s permettant de :
â CrĂ©er un document avec ses mĂ©tadonnĂ©es
â DĂ©clencher le processus de validation (Teams / Email)
â Historiser les dĂ©cisions prises sur chaque document
â Mettre Ă jour automatiquement le statut des fichiers
â Archiver les documents finalisĂ©s dans SharePoint
đ ExpĂ©rience Utilisateur & AccessibilitĂ©
â Recherche optimisĂ©e par mots-clĂ©s et filtres avancĂ©s
â Aperçu des documents sans ouverture via Power Apps
â Boutons intĂ©grĂ©s pour accĂ©der rapidement aux fichiers SharePoint
â DĂ©veloppement, DĂ©ploiement et ScalabilitĂ©
đ Type dâApplication et Langage de DĂ©veloppement
- Application : Power Apps Canvas pour une flexibilité maximale
- Langage : Power Fx pour la logique métier et les automatisations
- Workflow : Automatisation avancée via Power Automate
đ ModalitĂ©s de DĂ©ploiement et Mise en Production
Lâapplication a Ă©tĂ© dĂ©veloppĂ©e et mise en production en plusieurs Ă©tapes :
1ïžâŁ Phase de dĂ©veloppement :
- Conception et paramétrage des bibliothÚques SharePoint
- Tests en environnement sandbox
2ïžâŁ Phase de production :
- Déploiement final et configuration avancée
- Formation des utilisateurs et optimisation continue
đą Nombre dâObjets dans la Solution Power Platform
- 1 application Power Apps
- 7 flux Power Automate
- 3 références de connexion
- BibliothÚques SharePoint avancées
đŻ Pourquoi Cette Solution ?
đ Gestion documentaire simplifiĂ©e : Plus de fichiers Ă©parpillĂ©s et introuvables
⥠Automatisation des validations : Moins de tùches répétitives et de pertes de temps
đ Recherche instantanĂ©e : Filtres avancĂ©s et structuration intelligente
đ IntĂ©gration complĂšte Microsoft 365 : SharePoint, Power Automate, Teams
Cette solution accélÚre et sécurise la gestion des documents tout en garantissant une traçabilité optimale.
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