Bienvenue sur Cybermatik ! Aujourd’hui, plongeons dans les options avancées d’envoi d’emails dans Outlook. Que vous souhaitiez prioriser vos messages, planifier un envoi différé ou encore utiliser des étiquettes de confidentialité, ce guide est fait pour vous.
Ces fonctionnalités sont disponibles dans la nouvelle version d’Outlook. Si vous utilisez l’ancienne version ou le webmail, certaines options pourraient être présentées différemment.
1. Priorisation des emails
Vous pouvez marquer vos emails comme importants ou de priorité basse pour indiquer leur degré d’urgence.
Comment faire ?
- Important : Cliquez sur le point d’exclamation rouge pour signaler un email prioritaire.
- Priorité basse : Cliquez sur la flèche descendante pour signaler un email moins urgent.
Quand l’utiliser ?
Utilisez ces options pour aider vos destinataires à trier leurs emails selon leur importance. Les emails importants s’afficheront souvent avec un signal distinct dans leur boîte de réception.
2. Accusé de réception et de lecture
Ces fonctionnalités permettent de vérifier que vos emails ont été reçus et/ou lus.
Comment activer ?
- Accusé de réception :
- Allez dans l’onglet Options.
- Activez Demander un accusé de réception.
- Accusé de lecture :
- Toujours dans l’onglet Options, activez Demander une confirmation de lecture.
Résultat
- Vous recevrez une notification lorsque l’email sera reçu ou lu (selon les paramètres du serveur du destinataire).
- Attention : toutes les boîtes mail externes ne prennent pas en charge ces fonctionnalités.
3. Étiquettes de confidentialité
Ces étiquettes permettent de protéger vos emails et de limiter leur diffusion.
Quelles options sont disponibles ?
- Interne : Limite l’accès au message à votre organisation.
- Confidentiel : Chiffre le message, restreint son transfert et sa lecture.
Exemple pratique
Un email marqué « Confidentiel » :
- Ne pourra pas être transféré.
- Sera illisible par un destinataire externe sans autorisation spécifique.
Comment les activer ?
- Cliquez sur Étiquettes de confidentialité dans la barre supérieure.
- Sélectionnez l’étiquette souhaitée.
Remarque : La configuration de ces étiquettes nécessite des droits administrateur dans votre organisation.
4. Envoi différé d’emails
Vous souhaitez qu’un email soit envoyé plus tard ? Planifiez-le facilement.
Comment faire ?
- Rédigez votre email comme d’habitude.
- Cliquez sur le chevron vers le bas à côté du bouton Envoyer.
- Sélectionnez Planifier l’envoi.
- Choisissez une heure et une date.
L’email restera dans vos brouillons jusqu’à l’heure prévue, où il sera automatiquement envoyé.
Pourquoi utiliser cette option ?
- Pour envoyer des emails à des horaires spécifiques.
- Pour respecter les fuseaux horaires de vos destinataires.
5. Personnalisation du contenu des emails
N’oubliez pas que la mise en forme de vos emails est tout aussi importante :
- Utilisez des titres, des puces et des retraits pour structurer votre texte.
- Ajoutez du gras ou des surlignements pour mettre en avant les informations clés.
Conclusion
Ces options avancées d’envoi d’emails dans Outlook vous permettent de communiquer efficacement tout en gardant le contrôle sur vos messages. Que ce soit pour prioriser, sécuriser ou planifier vos envois, vous avez tous les outils nécessaires pour maîtriser votre communication.
Alors, prêt à optimiser vos emails ?
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Retrouvez en détails comment faire ici et retrouvez tous mes autres tutos par là.
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