Bienvenue sur Cybermatik pour un nouveau tutoriel dédié à une fonctionnalité très attendue sur SharePoint : les formulaires de liste. Si, comme moi, vous avez souvent dû utiliser Power Apps ou Power Automate pour pallier les limites des listes SharePoint, cette nouveauté va vous changer la vie ! Microsoft a enfin introduit la capacité de créer des formulaires directement liés aux listes, sans effort et sans outils supplémentaires.
Pourquoi cette fonctionnalité est révolutionnaire ?
Les listes SharePoint sont incroyablement pratiques pour centraliser des données, mais leur interface classique était souvent un frein pour les utilisateurs. Jusqu’à présent, deux solutions principales s’offraient à nous pour simplifier le remplissage :
- Partager directement la liste, ce qui exposait souvent trop d’informations aux utilisateurs.
- Créer des formulaires via Power Apps ou Power Automate, une méthode puissante mais chronophage.
Avec cette nouvelle fonctionnalité, SharePoint permet désormais de créer des formulaires simples et personnalisésen quelques clics. L’objectif ? Offrir une interface conviviale pour que vos utilisateurs ajoutent ou modifient des données sans accéder directement à la liste.
Comment créer un formulaire de liste ?
Étape 1 : Accédez à votre liste SharePoint
Pour commencer, ouvrez Microsoft 365, puis sélectionnez l’outil Listes. Choisissez la liste que vous souhaitez enrichir avec un formulaire.
Étape 2 : Utilisez la nouvelle option Formulaire
Un bouton « Formulaire » est désormais disponible dans l’interface. Cliquez dessus, puis sur « Nouveau formulaire »pour démarrer la personnalisation.
Étape 3 : Personnalisez votre formulaire
Vous avez maintenant accès à un éditeur intuitif où vous pouvez :
- Ajouter ou retirer des champs.
- Organiser les sections pour une meilleure lisibilité.
- Rendre certains champs obligatoires.
- Ajouter des descriptions et des instructions.
L’interface rappelle celle de Microsoft Forms, mais avec un énorme avantage : toutes les données sont directement liées à votre liste SharePoint. Pas besoin d’automatisation supplémentaire.
Étape 4 : Appliquez un thème
Bien que basiques, plusieurs thèmes sont disponibles pour personnaliser l’apparence de votre formulaire. Vous pouvez modifier les couleurs et l’arrière-plan pour un rendu plus attractif.
Étape 5 : Partagez votre formulaire
Une fois votre formulaire prêt, SharePoint vous propose un lien partageable, mais uniquement pour les utilisateurs de votre organisation (pas d’accès externe). Copiez ce lien et partagez-le via Teams, Outlook ou tout autre outil.
Les fonctionnalités clés des formulaires de liste
- Simplification des permissions : Vos utilisateurs accèdent au formulaire, pas à la liste complète. Plus besoin de paramétrer des autorisations complexes.
- Champs dynamiques : Intégration native avec Azure Active Directory pour sélectionner des utilisateurs directement depuis le formulaire.
- Saisie guidée : Vous pouvez ajouter des messages de confirmation ou des descriptions pour guider les utilisateurs.
- Synchronisation en temps réel : Chaque entrée est directement sauvegardée dans la liste SharePoint associée.
Les limites actuelles (et les attentes futures)
Si cette nouveauté est prometteuse, il y a encore des axes d’amélioration :
- Pas de logique conditionnelle : Contrairement à Microsoft Forms, il n’est pas possible de créer des dépendances entre champs ou des branches logiques.
- Pas de prise en charge des colonnes de recherche : Les champs liés à d’autres listes SharePoint ne fonctionnent pas encore dans les formulaires.
- Personnalisation limitée : Les options de design sont minimalistes, ce qui est suffisant pour un usage classique mais frustrant pour les besoins avancés.
Cependant, Microsoft a déjà annoncé que ces fonctionnalités manquantes figurent dans sa feuille de route. De belles évolutions sont donc à prévoir.
Mon avis sur cette fonctionnalité
Pour quelqu’un qui utilise SharePoint quotidiennement, cette nouveauté est une véritable bouffée d’air frais. Elle simplifie drastiquement le processus de collecte de données et réduit notre dépendance à Power Apps ou Power Automate pour des besoins basiques. C’est un énorme gain de temps et une amélioration significative pour les utilisateurs finaux.
Conclusion
Les formulaires de liste SharePoint sont une évolution majeure, rendant l’outil encore plus accessible et fonctionnel. Que vous gériez des demandes internes, des suivis de projets ou des formulaires de contact, cette fonctionnalité est un must-have pour optimiser vos processus.
Alors, à vous de jouer ! Essayez cette fonctionnalité et libérez-vous des contraintes d’automatisation compliquées. Et surtout, partagez vos retours : Microsoft améliore constamment ses outils grâce à notre feedback.
Retrouvez en détails comment faire ici et retrouvez tous mes autres tutos par là.
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