L’automatisation des processus d’approbation est un enjeu majeur pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion interne. Avec la nouvelle fonctionnalité des approbations séquentielles dans Power Automate, Microsoft répond à une attente forte en permettant d’envoyer des demandes d’approbation dans un ordre précis et structuré.
Qu’est-ce que l’approbation séquentielle dans Power Automate ?
Jusqu’à présent, les approbations dans Power Automate étaient principalement parallèles (tout le monde reçoit la demande en même temps) ou requérant l’approbation de tous. Désormais, avec les approbations séquentielles, les décisions peuvent être validées par étapes, en suivant un ordre défini.
L’interface de Teams proposait déjà cette option, mais son intégration dans Power Automate ouvre la voie à des automatisations bien plus poussées, améliorant la transparence et la traçabilité des décisions.
Pourquoi utiliser les approbations séquentielles ?
🔹 Un processus structuré et efficace
Les entreprises peuvent désormais envoyer des demandes d’approbation successivement à plusieurs niveaux hiérarchiques. Cela évite les décisions précipitées et assure que chaque niveau de validation apporte sa contribution avant d’envoyer la demande au niveau suivant.
🔹 Moins de notifications, plus de clarté
Les décideurs ne sont sollicités que lorsque leur intervention est nécessaire, réduisant ainsi la surcharge de messages et la saturation des boîtes mail. Fini les multiples notifications inutiles !
🔹 Une flexibilité accrue
Les utilisateurs peuvent configurer ces approbations selon divers déclencheurs :
✔ Ajout d’un fichier,
✔ Action manuelle,
✔ Modification d’une donnée,
✔ Envoi d’un formulaire…
Cela permet d’adapter le processus aux besoins spécifiques de chaque organisation.
Comment fonctionnent les approbations séquentielles ?
1️⃣ Création du flux d’approbation : Définissez le déclencheur de l’approbation et la liste des approbateurs.
2️⃣ Définition de l’ordre des approbations : Indiquez dans quel ordre chaque personne doit intervenir.
3️⃣ Configuration des notifications : Assurez-vous que seules les personnes concernées reçoivent une notification.
4️⃣ Gestion des réponses : Ajoutez des conditions spécifiques selon les validations ou refus.
Grâce à l’intégration de variables sous forme de tableau, il est possible d’ajouter des approbateurs dynamiquement et d’adapter le processus selon les projets en cours.
Quels sont les avantages concrets pour les entreprises ?
✅ Optimisation du temps des décideurs : Chaque demande arrive au bon moment sans les noyer sous des sollicitations inutiles.
✅ Amélioration du suivi : Le module d’approbation centralise toutes les demandes et permet de voir en un coup d’œil celles en attente.
✅ Réduction des erreurs : L’ordre des approbations étant défini, on évite les décisions contradictoires ou les doublons.
✅ Personnalisation accrue : En utilisant des tableaux dynamiques, il est facile de gérer les rôles et les destinataires au cas par cas.
Conclusion
Avec les approbations séquentielles dans Power Automate, Microsoft franchit un cap important dans l’automatisation des processus de validation. Cette mise à jour, intégrée récemment dans Power Automate, améliore considérablement l’efficacité, la transparence et la flexibilité des flux de travail.
Si tu utilises déjà Power Automate dans ton entreprise, il est grand temps d’explorer cette nouvelle approche des approbations. Teste-la et optimise ton organisation dès maintenant !
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