Gérer les pièces jointes dans Forms avec Power Automate

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Bienvenue sur Cybermatik ! Aujourd’hui, je vais t’expliquer comment gérer les pièces jointes dans Microsoft Forms, une fonctionnalité souvent sous-utilisée ou mal comprise. Que ce soit pour les récupérer ou les intégrer dans des workflows automatisés avec Power Automate, ce tuto va te simplifier la vie.

Problématique : Où sont stockées les pièces jointes de Microsoft Forms ?

Lorsque tu ajoutes un composant de pièces jointes à un formulaire Forms, celles-ci sont automatiquement stockées dans un SharePoint associé au groupe ou à l’utilisateur créateur. Le défi est souvent de retrouver cet emplacement et de rendre ces fichiers exploitables dans un processus automatisé.

Étape 1 : Créer un formulaire avec des pièces jointes

  1. Connecte ton formulaire à un groupe :
    • Dans Microsoft Forms, sélectionne un groupe existant pour stocker ton formulaire et ses pièces jointes dans le SharePoint associé.
    • Cela garantit que les fichiers sont stockés dans un endroit centralisé.
  2. Ajouter un champ de pièces jointes :
    • Crée une nouvelle question et sélectionne l’option Charger un fichier.
    • Configure la taille et le nombre maximum de fichiers autorisés (jusqu’à 10 fichiers, 1 Go max chacun).
  3. Publie le formulaire :
    • Personnalise-le si nécessaire avec un thème rapide et partage-le pour les tests.

Étape 2 : Localiser les pièces jointes dans SharePoint

  1. Remplis le formulaire :
    • Saisis une réponse test en joignant un ou plusieurs fichiers.
    • Envoie la réponse.
  2. Ouvre le SharePoint associé :
    • Accède au groupe ou site SharePoint lié à ton formulaire.
    • Va dans Documents > Applications/Microsoft Forms/[Nom du formulaire].
    • Tu y trouveras les fichiers attachés, organisés par question.
  3. Lien direct dans Forms :
    • Depuis l’interface de Forms, clique sur une pièce jointe dans une réponse.
    • L’URL te montre l’emplacement exact du fichier dans SharePoint.

Étape 3 : Automatiser le traitement avec Power Automate

Une fois les fichiers identifiés dans SharePoint, tu peux automatiser leur gestion.

1. Créer un flux dans Power Automate

  1. Déclencheur :
    • Utilise le déclencheur Lorsque une nouvelle réponse est envoyée.
    • Associe-le à ton formulaire en entrant son ID (disponible dans l’URL ou via la sélection du formulaire).
  2. Lister les fichiers joints :
    • Utilise l’action Lister les fichiers dans un dossier :
      • Indique l’emplacement du dossier SharePoint où les fichiers sont stockés (par ex. Documents/Applications/Microsoft Forms/...).
  3. Récupérer le contenu du fichier :
    • Ajoute l’action Obtenir le contenu du fichier.
    • Référence les fichiers listés dynamiquement à l’étape précédente.
  4. Envoyer un email avec les fichiers joints :
    • Ajoute l’action Envoyer un email (V2).
    • Joins les fichiers récupérés dans l’étape précédente.

2. Tester le flux

  • Remplis le formulaire en ajoutant un fichier.
  • Vérifie si Power Automate a bien exécuté toutes les étapes, et si l’email contient les pièces jointes.

Étape 4 : Personnaliser et complexifier

Pour plusieurs pièces jointes :

  • Boucle sur les fichiers listés pour les attacher dynamiquement à un email ou les traiter individuellement.

Pour les renommer ou les organiser :

  • Utilise les actions Créer un fichier ou Déplacer un fichier pour restructurer les dossiers et renommer les fichiers selon des conventions spécifiques.

Exemple de cas d’usage

Imagine un formulaire d’achat interne dans lequel les utilisateurs joignent des factures ou des devis :

  • Le fichier est récupéré automatiquement par Power Automate.
  • Un email est envoyé au service comptable avec les pièces jointes et un résumé des informations saisies.

Conclusion

Récupérer et traiter des pièces jointes dans Microsoft Forms devient simple une fois que tu comprends où elles sont stockées et comment les exploiter avec Power Automate. Cette approche te permet de :

  • Automatiser des tâches répétitives.
  • Centraliser les fichiers dans SharePoint.
  • Améliorer l’efficacité de tes processus internes.

Retrouvez en détails comment faire ici et retrouvez tous mes autres tutos par là.

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