Salut à tous et bienvenue sur Cybermatik ! Aujourd’hui, je vais vous montrer comment configurer facilement Power Automate pour être notifié dès que vous ajoutez un fichier sur SharePoint. Cela peut être extrêmement pratique, surtout pour les dossiers nécessitant des validations ou pour un suivi précis de ce qui est stocké sur votre espace SharePoint. Alors, prêt à découvrir cette fonctionnalité magique ? Allez, on passe à la pratique ! 🚀
Configuration initiale dans SharePoint
Nous allons commencer par créer un environnement de test sur SharePoint :
- Créer un dossier : Ouvrez SharePoint et créez un nouveau dossier que nous appellerons « Dossier pour notification » dans un espace de documents partagés, par exemple, dans le dossier général.
- Ajouter un fichier : Pour notre test, ajoutez un fichier bidon, par exemple, un document Word. Enregistrez ce fichier sur votre bureau, puis téléchargez-le dans le dossier nouvellement créé sur SharePoint.
Configuration de Power Automate
Maintenant, nous allons créer un flux dans Power Automate qui nous notifiera chaque fois qu’un fichier est ajouté à ce dossier.
- Accéder à Power Automate : Rendez-vous sur Power Automate via votre portail Microsoft 365.
- Créer un nouveau flux : Sélectionnez « Créer » puis choisissez « Flux cloud automatisé ». Donnez un nom à votre flux, par exemple, « Notification fichier SharePoint ».
Étape 1 : Détection de l’ajout de fichier
- Ajouter un déclencheur : Recherchez et sélectionnez le déclencheur « Lors de la création d’un fichier dans un dossier ».
- Configurer le déclencheur : Sélectionnez votre site SharePoint, puis le dossier spécifique que vous avez créé (« Dossier pour notification »).
Étape 2 : Obtenir les métadonnées et le contenu du fichier
- Ajouter une action pour les métadonnées : Ajoutez l’action « Obtenir les métadonnées du fichier ». Sélectionnez le site SharePoint et utilisez l’ID du fichier obtenu du déclencheur précédent.
- Ajouter une action pour le contenu : Ajoutez l’action « Obtenir le contenu du fichier ». Encore une fois, sélectionnez le site SharePoint et utilisez l’ID du fichier.
Étape 3 : Envoyer la notification par email
- Ajouter une action d’envoi d’email : Recherchez et sélectionnez « Envoyer un courrier électronique (V2) ».
- Configurer l’email :
- À : Entrez l’adresse email du destinataire (vous-même ou une autre personne de votre organisation).
- Objet : Indiquez « Nouveau fichier sur SharePoint ».
- Corps du message : Tapez un message tel que « Bonjour, un nouveau fichier a été ajouté à SharePoint. »
- Ajouter la pièce jointe : Utilisez les métadonnées et le contenu obtenus précédemment pour ajouter le fichier comme pièce jointe à l’email. Pour cela, utilisez « Nom d’affichage » pour le nom du fichier et le contenu du fichier pour la pièce jointe.
Étape 4 : Tester le flux
- Tester manuellement : Enregistrez le flux et sélectionnez « Tester » puis « Manuellement ».
- Ajouter un fichier sur SharePoint : Revenez sur SharePoint et ajoutez le fichier de test dans « Dossier pour notification ».
Le flux devrait s’exécuter automatiquement et vous devriez recevoir une notification par email avec le fichier attaché.
Vérification et confirmation
Pour vérifier que tout fonctionne correctement :
- Vérifiez l’exécution du flux : Assurez-vous que chaque étape du flux a été exécutée avec succès.
- Vérifiez l’email : Ouvrez votre boîte de réception pour voir l’email de notification avec le fichier joint. Vous devriez voir le message que vous avez configuré et le fichier attaché correctement.
Conclusion
Et voilà, c’était notre tuto sur comment être automatiquement notifié dès qu’un fichier est ajouté sur SharePoint grâce à Power Automate ! 💼🔔 Cette astuce est non seulement pratique mais aussi très efficace pour maintenir un suivi rigoureux de vos documents partagés. J’espère que ce tuto vous a été utile. Si c’est le cas, n’oubliez pas de lâcher un petit pouce bleu 👍, c’est ma récompense, et abonnez-vous à la chaîne pour ne manquer aucun de mes prochains tutos. Activez la petite cloche pour être averti dès qu’une nouvelle vidéo sort. Amusez-vous bien avec Power Automate et SharePoint, et à très bientôt pour un prochain tuto. Ciao ! 👋
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