Salut et bienvenue sur Cybermatik pour un tutoriel Power Automate dédié à l’envoi d’emails avec plusieurs pièces jointes provenant de SharePoint.
Ce processus peut sembler complexe, mais je te montre une méthode simple et efficace pour automatiser cette tâche, idéale pour gérer des documents stockés sur SharePoint via un formulaire Microsoft Forms.
Configuration de Base:
Pour débuter, connecte-toi à ton portail Microsoft 365 et accède à Power Automate. Nous utiliserons un exemple où les pièces jointes sont récupérées depuis un dossier SharePoint lié à un formulaire Microsoft Forms. Assure-toi que ton formulaire est déjà configuré pour stocker les pièces jointes dans SharePoint.
Localisation des Pièces Jointes:
Les pièces jointes envoyées via Microsoft Forms sont stockées automatiquement dans SharePoint sous Document Library > Application > Microsoft Forms. Tu y trouveras un dossier pour chaque formulaire contenant les pièces jointes.
Création du Flux Automatisé:
- Démarrage du Flux:
- Crée un flux automatisé avec un déclencheur basé sur un bouton ou, selon ton cas, un déclencheur automatique suite à une réponse au formulaire.
- Obtention des Pièces Jointes:
- Ajoute une action pour récupérer tous les fichiers dans le dossier spécifique de SharePoint. Utilise l’action ‘Obtenir les fichiers (propriétés uniquement)’ de SharePoint.
- Récupération du Contenu des Fichiers:
- Pour chaque fichier récupéré, utilise l’action ‘Obtenir le contenu du fichier’ pour préparer les pièces jointes à l’envoi.
- Préparation de l’Email:
- Ajoute l’action ‘Envoyer un email (V2)’ de Outlook. Configure le destinataire, l’objet, et le corps de l’email.
- Ajout des Pièces Jointes:
- Utilise une variable pour stocker les noms et contenus des fichiers récupérés. Initialise une variable de type tableau avant de commencer à récupérer les fichiers.
- Pour chaque fichier, ajoute un objet au tableau avec les propriétés ‘Name’ et ‘ContentBytes’ correspondant aux fichiers.
- Configuration de l’Email:
- Dans l’action d’envoi de l’email, configure les pièces jointes en utilisant la variable tableau. Cela permet d’attacher toutes les pièces jointes récupérées.
Test et Validation:
Après configuration, teste ton flux pour t’assurer que les emails sont envoyés avec les pièces jointes correctes. Ajuste selon les besoins pour s’assurer que le processus répond à tes attentes.
Conclusion:
L’automatisation de l’envoi de plusieurs pièces jointes via Power Automate en utilisant des fichiers stockés sur SharePoint est un excellent moyen de rationaliser tes processus de travail.
Avec quelques configurations, tu peux automatiser entièrement ce processus, ce qui te permet de gagner du temps et d’augmenter l’efficacité de tes tâches administratives.
Retrouvez en détails comment faire ici et retrouvez tous mes autres tutos par là.
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