Salut et bienvenue sur Cybermatik ! Aujourd’hui, je vais t’expliquer comment utiliser les rôles utilisateurs dans Power BI pour filtrer les données visibles par chaque groupe. Ça peut être utile lorsque tu veux limiter l’accès à certaines informations sensibles dans un rapport partagé.
1. Créer un rapport et définir des rôles utilisateurs
L’exemple que je vais te montrer se base sur une liste SharePoint dans Power BI. On y retrouve des noms, des statuts, des dates de création et autres informations. Par défaut, toutes ces données sont visibles pour tout utilisateur ayant accès au rapport, mais ce n’est pas toujours ce que l’on souhaite. Pour éviter cela, tu peux définir des rôles utilisateurs qui limiteront l’accès à certaines données.
2. Configurer les rôles dans Power BI Desktop
Dans Power BI Desktop, tu peux définir des règles de filtrage en fonction des utilisateurs ou des dates par exemple. Voici comment procéder :
- Dans Modélisation, clique sur Gérer les rôles.
- Crée un nouveau rôle. Par exemple, je veux qu’un certain utilisateur n’accède qu’aux données concernant « Henry Petit ».
- Ajoute un filtre sur la table contenant les noms en sélectionnant la colonne correspondante, puis saisis
= "Henry Petit". - Enregistre ce rôle.
Ensuite, tu peux simuler le rôle pour t’assurer que les données affichées sont bien celles que tu souhaites restreindre.
3. Créer des rôles basés sur des dates ou l’utilisateur actif
La gestion des rôles va au-delà de simples filtres basés sur des noms. Tu peux également filtrer les données par date. Par exemple, pour n’afficher que les données de 2022, tu peux créer un rôle avec une condition comme Date >= 01/01/2022.
De même, tu peux créer un rôle qui filtre les données en fonction de l’utilisateur connecté. Pour cela, utilise la fonction UserName() qui récupère automatiquement l’utilisateur courant. Ainsi, chaque personne connectée ne verra que les données qui lui sont attribuées.
4. Publier et gérer les rôles en ligne
Une fois que ton rapport est prêt avec les rôles définis, il faut le publier sur le service Power BI. Ensuite, tu te rends dans les paramètres de sécurité du jeu de données et tu ajoutes les utilisateurs ou les groupes qui correspondent à chaque rôle.
Chaque utilisateur connecté au rapport en ligne ne verra que les données filtrées selon le rôle auquel tu l’as affecté. Par exemple, Henry Petit ne verra que ses propres données.
5. Conclusion
Grâce à ces rôles utilisateurs, tu peux rendre tes rapports plus sécurisés et adaptés aux différents niveaux d’accès de tes collaborateurs. Tu peux filtrer les données par utilisateur, par date, ou tout autre critère pertinent, ce qui est essentiel pour des rapports professionnels partagés.
Retrouvez en détails comment faire ici et retrouvez tous mes autres tutos par là.
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